إدارة وقتك - مشورة الخبراء
الوقت هو واحد من الموارد الأكثر قيمة أننالدينا في وفرة. والطريقة التي نستخدمها تعتمد على النتيجة التي نحصل عليها. تريد أن تتعلم كيفية تخصيص وقتك بحيث تصبح أكثر إنتاجية وفي الوقت نفسه أقل تعبا؟
سوف نقول لكم عن الأدوات الأكثر فائدة للعمل مع التقويم، وصفها دانيال براون - مؤلف "مصدر الطاقة".
ينص مبدأ باريتو على أن العململء في كل الوقت المخصص لذلك. التقويم هو أداة لميزانيات الوقت، مما يسمح لك للتعامل بفعالية مع أي عمل أو مشروع كنت تعمل على. الوقت غير المخطط لها، على الأرجح، سوف تكون مشغولة مع العمل. استخدم القواعد التالية لمساعدتك في استخدام التقويم:
1. يجب أن يمثل التقويم صورة حقيقية لكيفية ذاهب إلى استخدام وقتك.
وينبغي أن يخطط كل شيء مهم بالنسبة لك، ويحتاج إلى القيام به. يمكن إجراء استثناء فقط للمهام الصغيرة التي تنفقها أقل من خمسة عشر دقيقة.
2. يستغرق وقتا طويلا لتحديد خطط لأيام وأسابيع محددة.
تخطيط مفصل يساعدك على حفظالتركيز على ما تفعله في لحظة معينة، وعدم الخروج من الجدول الزمني. فمن الأفضل أن تخطط ليوم قبل ليلة، عندما كنت قد أكملت عملك ويكون لديك فكرة عن ما ينبغي نقله إلى الغد. وضع أو تعديل الخطة في الصباح ينصح فقط إذا في الليل كنت تأتي مع فكرة خلاقة أو تذكرت مسألة ملحة.
3. تخلص من تأليف لائحة.
بعد كتابة كل ما تحتاج إلى القيام به على الورق، لكمجانا رأسك، ولكن المشكلة هي أن في قائمة الحالات الخاصة بك لن تقتصر على المواعيد النهائية المحددة، ونتيجة لذلك، فإنك لن تعرف متى يمكنك الوفاء بها.
4. استخدام التنبيهات للمهام التي ترتبط بإحكام إلى الوقت.
إذا كان لديك أشياء يجب القيام بهافي وقت محدد، تشغيل تنبيه أو إشارة أن يذكركم. على الرغم من أن التنبيهات تساعد على الحفاظ على الشعور بالوقت، فمن الأفضل عدم استخدامها في الحالات التي ليست محددة زمنيا، لأنه إذا وردت تذكير في كثير من الأحيان، سوف ببساطة التوقف عن الاستجابة لهم.
5. جدولة الحل للمهام مع المواعيد النهائية مرنة.
عادة الأشياء التي لا تتطلب أنهاتعمل في وقت معين، وضعت على القوائم، وغالبا ما ينسى عنها أو نقل في اليوم التالي. من خلال تضمينها في الجدول الزمني الخاص بك، سوف تزيد من احتمال حلها. أخذها لفترة من الوقت الذي سوف تكون على الأرجح قادرة على حلها.
6. جعل التقويم أفضل صديق.
حتى إذا كنت تستخدم مذكرات إلكترونية معتعيين التنبيهات، يجب عليك من وقت لآخر الرجوع إلى التقويم الخاص بك. هذا سوف يسمح لك للحصول على فكرة عن اليوم التالي. تحتاج إلى عرض التقويم مرتين على الأقل في اليوم. أفضل للجميع، إذا نظرتم إليها في كل مرة الانتهاء من الشيء التالي. حذف الحالات المكتملة أو تسليط الضوء عليها في اللون لنرى أن العمل عليها اكتمال.
7. كسر المهام الكبيرة إلى أصغر منها والتخطيط حلها.
في كثير من الأحيان عند العمل على مشاريع كبيرة يمكنويبدو أنه ليست هناك حاجة لتخطيط أي شيء، لأنه من المعروف بالفعل ما يجب القيام به في الأيام القليلة المقبلة أو أسابيع. ومع ذلك، إذا لم تكن منظمة جدا، فإن فكرة تقريبية عما تقومون به والإطار الزمني التقريبي سوف تؤثر على إنتاجيتكم، لأن غياب الأطر الزمنية في الجدول الزمني سوف يحرمك من الإحساس بالحاجة الملحة. لا تحصل قبالة المسار سوف تساعدك على تقسيم المشروع إلى المهام الفرعية وخطة حلول لكل منهم في التقويم.
8. لا تنسى أن توفر للفواصل بين الحالات.
العقبة الرئيسية في التخطيط -عدم الواقعية. عند تخطيط المهام دون الأخذ بعين الاعتبار الانحرافات أو فواصل اللازمة للتبديل إلى الحالة التالية، كنت خطر فقدان التركيز، والخروج من الجدول الزمني، وتواجه الحاجة للحاق بركب بقية الوقت. مع مرور الوقت، تبدأ في الاعتقاد بأن التخطيط لا يعمل، وأنت تتخلى عن فكرة ضمان الإنتاجية. إذا كنت توفر الراحة، استراحة لتناول طعام الغداء، والوقت للرحلة والانحرافات، سوف تحصل على صورة واقعية لما عليك القيام به، وقضاء الوقت الذي سوف تنفق على، مما يعني أنه يمكنك التخطيط يومك أكثر كفاءة.
9-تخطيط الوقت اللازم لإعداد المكالمات والاجتماعات القادمة.
يجب أن تكون متأخرا عن الاجتماعويرجع ذلك إلى حقيقة أنك لم توفر ما يكفي من الوقت للطريق وظهور عقبة. من خلال جدولة وقت الإعداد في التقويم الخاص بك، سوف تحصل على التخلص من الإجهاد إذا كنت بحاجة فقط لمعرفة الطريق أو البحث عن رقم الهاتف قبل أن تخرج عندما كنت في حاجة لاستدعاء العميل. التخطيط للوقت للرحلة، ومعرفة الجدول الزمني المحدد للنقل وتوفير الفرصة لاعتراض فنجان من القهوة على طول الطريق.
10. جدول الوقت خلال النهار للمهام والظروف غير المتوقعة.
كم عدد المرات التي تسوء فيها أشياءك؟ كل يوم، مرة واحدة في الأسبوع؟ ضع في الجدول الزمني الخاص بك وقتا للظروف غير المتوقعة، وإذا لم تظهر، يمكنك دائما استخدامه لأداء عمل آخر. تحليل كم من الوقت خلال اليوم يذهب إلى المكالمات غير المخطط لها أو فواصل، وجدولة ذلك في الجدول الزمني الخاص بك. على الأرجح، أولا سوف المبالغة في تقدير أو التقليل من الوقت الذي تحتاجه، ولكن مع الخبرة دقة التقدير الخاص بك سوف تزيد.
11. تطوير عادة التخطيط.
بمجرد أن يكون لديك مهمة جديدة، على الفورأيضا، وضعه على الجدول الزمني الخاص بك. إذا كان هذا لأي سبب من الأسباب غير ممكن، تأخذ مذكرة في المفكرة، الهاتف الذكي، الكمبيوتر اللوحي أو أي جهاز آخر التي تستخدمها. الدخول الفوري للمهمة في الجدول الزمني، أولا، يلغي الحاجة إلى تذكر ما تحتاج إلى القيام به، وثانيا، يستبعد إمكانية أنه سيبقى دون حل.
إذا كان لديك لمراقبة بانتظامطلبات أو تنظيم الاجتماعات، وتوفير لهم في الوقت التقويم لمدة أسبوع، ثم ببساطة إضافة عناصر إلى الفاصل الزمني المحدد. في تقويم إلكتروني، على سبيل المثال، في أوتلوك، يمكنك وضع هذه العناصر في قسم الملاحظات. في مذكرات الورق، حيث لا يوجد مكان لجميع العناصر، يمكنك رسمها كقائمة منفصلة، وتعادل إلى طول معين من الزمن.
12. استخدام تقويم واحد فقط لتخطيط العمل، وجميع القضايا الأخرى.
عندما يتعلق الأمر بحياتك، بين العمل والترفيه لا ينبغي تقسيمها. هذه المجالات من حياتك هي انعكاس لكيفية إدارة وقتك. باستخدام اثنين من التقاويم، يمكنك تبديد انتباهكم وتجعل من الصعب السيطرة على الوقت.
13. استخدم طريقة الخلية.
ومبدأه هو التقسيميوم لعدة فترات زمنية كبيرة. يتم توفير أقصى قدر من الكفاءة من قبل قطاعات لا تقل عن ساعة ونصف. ويمكن أن يتراوح عدد هذه الخلايا من ثلاثة إلى ستة. أبسط هو يوم يتكون من ثلاث خلايا المقابلة لفترات الصباح وبعد الظهر والمساء.
الفترات الزمنية ليست أكثر من كتل من الإنجازات، أو الوقت الذي سوف تشارك في أهم الشؤون.
خلية واحدة لا تفترض أنهامهمة عمل واحدة فقط. يمكنك جدولة لهذه الفترة أي عدد من الحالات. على سبيل المثال، إذا كان حجم خلية الصباح الخاص بك هو ثلاث ساعات، يمكنك جدولة أربع عشرة دقيقة ومهام لمدة ساعتين في ذلك. الجمع بين عدة مهام صغيرة في كتل 30 دقيقة أو، حتى أفضل، وضعها في الخلايا ساعة.
يشعر مشغول لنا جعلوالمهام الصغيرة، والكتل الكبيرة تسهم في تشكيل خطط مدروس وإعطاء الانطباع بأننا حققنا هدفنا. حاول عدم ملء الخلايا مع المهام الروتينية أو غير منتجة. إذا كنت بحاجة إلى الكثير من الوقت للمسائل الإدارية، قم بإنشاء خلية منفصلة لهم. يجب أن تكون منتجة، وليس مشغولا. و لا تنسى أن تلخص نهاية كل فاصل زمني.
هيكلة الخلايا سوف تساعدك على الاستفادة القصوى من الوقت المخصص للحالات المخطط لها. في الخلية، يجب أن تجعل شيئا مهم حقا بالنسبة لك.
خلية، أو مساء للاسترخاء.
خلية، أو تاريخ لتاريخ؛
خلية، أو مساء مخصصة لنمو الشخصية أو التعلم.
أو أمسية مخصصة للأطفال والأسرة؛
خلية للاتصال؛
خلية للعمل في وقت متأخر؛
خلية للذهاب إلى السينما.
خلية للتدريب.
14. استخدام وقت فراغك بحكمة.
بالنظر إلى الخلايا، يمكنك الحصول على فكرة عنكم لديك وقت الفراغ. يمنحك كل من أمسيات العمل الخمس ثلاث إلى ست ساعات من وقت الفراغ. انها خمسة عشر إلى ثلاثين ساعة في الأسبوع. يمكنك أن تنفقها على أي شيء: الاسترخاء، والاختلاط مع العائلة والأطفال، وتناول الطعام في مطعم، انتقل إلى الأفلام. إذا قمت بإضافة لهم عطلة نهاية الأسبوع (وهذا هو آخر ست وثلاثين ساعة، أو ستة إضافية - اثنتي عشرة خلية)، سوف تتلقى من خمسين إلى ستة وسبعين ساعة من وقت الفراغ في الأسبوع! هذا هو وقتك لتنفيذ مجموعة متنوعة من المشاريع - على سبيل المثال، لتعلم لغة أجنبية، وكتابة كتاب، الخ.
استخدام هذه النصائح، وسوف تكون قادرة علىوتحسين الإنتاجية بشكل كبير، والحفاظ على راحة البال، وأسهل للسيطرة على حياتهم والحصول على المزيد من وقت الفراغ لأنفسهم وأحبائهم!
